Bedrijfsrooster

Het Bedrijfsrooster vind je als apart item in het hoofdmenu (zichtbaar wanneer Boekingen en Tegoeden aanstaan). De pagina heeft vier tabbladen:

Tab	Waarvoor
Planning	Kalenderweergave (week/maand) met alle sessies en vrije dagen
Schema's	Terugkerende roosters die sessies genereren
Boekingen	De lijst met reserveringen van cliënten, inclusief aanwezigheid
Vrije dagen	Geblokkeerde dagen (vakanties, sluitingen)

Periodes

Sessies vallen binnen een periode (bijv. Q1 2026). Klik op Nieuwe periode en geef een start- en einddatum op. Binnen een periode maak je schema's aan en publiceer je de sessies.

Schema's

Een schema is een sjabloon dat automatisch sessies genereert. Klik op Nieuw schema en vul in:

• Titel en (optioneel) locatie en beschrijving
• Weekdag(en) — één of meer dagen waarop de sessie wekelijks terugkomt
• Starttijd en eindtijd
• Coach (optioneel)
• Capaciteit — het maximum aantal personen per sessie
• Aantal tegoeden — wat een sessie de cliënt kost

Publiceren

Klik op Schema publiceren om de losse sessies voor de periode aan te maken. Als je een schema later aanpast, werkt publiceren de bestaande sessies bij — handmatig gewijzigde sessies overschrijf je alleen na bevestiging, en je kunt cliënten optioneel een melding sturen.

De knop is uitgeschakeld als er geen periode is geselecteerd of als er niets te publiceren valt (een tooltip legt de reden uit).

Sessies (tab Planning)

Op de kalender zie je alle sessies. Klik op Sessie toevoegen of klik direct op een tijdslot — datum en starttijd (afgerond op halve uren) worden dan vooringevuld. Een losse sessie heeft dezelfde velden als een schema (titel, locatie, datum, tijden, coach, capaciteit, aantal tegoeden).

Een terugkerende sessie bewerken

Bewerk je een sessie die uit een schema komt, dan kies je eerst de reikwijdte:

• Alleen deze sessie
• Deze en volgende sessies
• Alle sessies

Per veld (titel, locatie, capaciteit, tegoeden) kun je met een toggle aangeven of je het wilt afwijken van het schema, of de schemawaarde wilt blijven volgen.

Meerdere coaches

Elke sessie en elk schema kan aan een coach worden gekoppeld. Sessies krijgen per coach een eigen kleur op de kalender. Je filtert de kalender op coach via de legenda in de zijbalk, en de tabbladen Schema's en Boekingen hebben een Coach-filter.

Vrije dagen

Markeer dagen waarop er geen sessies zijn. Klik op Nieuwe vrije dag en vul in:

• Titel (bijv. Kerstdagen)
• Periode (optioneel; leeg = geldt voor alle periodes)
• Startdatum en (optioneel) einddatum
• Terugkerend — herhaalt elk jaar op dezelfde datum

Vrije dagen worden op de kalender gemarkeerd. Plan je per ongeluk een sessie op een vrije dag, dan krijg je een waarschuwing.

Boekingen

De tab Boekingen toont alle reserveringen. Per reservering zie je de cliënt, sessie, coach, datum en tijd, het aantal tegoeden en de status. Je kunt zoeken, filteren (status, coach, sessie) en groeperen (standaard per sessie). De kolom Geannuleerd op (met reden) is optioneel zichtbaar.

Aanwezigheid en annuleren

Per reservering (ook in bulk) kun je:

• Aanwezig markeren
• Niet verschenen markeren — past je no-showbeleid toe
• Annuleren — verrekent tegoeden volgens je beleid; via Ongedaan maken draai je dit terug
• Aanpassen — een aanwezig/no-show-markering terugzetten naar bevestigd

Annuleringsbeleid

Het annuleringsbeleid stel je in bij Instellingen → Functies:

• Annuleringsbeleid — de beleidstekst die je cliënten zien
• No-showbeleid — Tegoed niet terugbetalen, Tegoed terugbetalen of Gedeeltelijke terugbetaling
• No-show terugbetalingspercentage — alleen bij gedeeltelijke terugbetaling
• Optioneel een boekings- en annuleringsdeadline (in uren voor de sessie)

Bij annuleren of no-show worden de tegoeden automatisch volgens dit beleid verrekend, zodat een cliënt nooit een gratis sessie houdt of dubbel betaalt.